Op 1 juli 2016 treedt de wet Huis voor Klokkenluiders (Wet Hvk) in werking. Werknemers moeten de gelegenheid hebben om misstanden aan de kaak te stellen met bescherming ten aanzien van hun (rechts)positie. De nieuwe wet heeft als doel de meldmogelijkheden en de bescherming van werknemers te verbeteren.

Hieronder een overzicht van wat dat precies betekent en wat u als werkgever zal moeten regelen.

 

Opstellen regeling

Uitgangspunt van de Wet HvK is dat een werknemer een vermoeden van een (maatschappelijke) misstand binnen zijn organisatie eerst intern bij zijn werkgever meldt. De term “misstand” is een breed begrip, het kan bijvoorbeeld gaan om dreiging van een strafbaar feit (zoals afpersing, fraude, seksuele intimidatie), veiligheid van personen of het verspillen van overheidsgelden. De werkgever dient de vermoede misstand te onderzoeken en treft zo nodig maatregelen.

De nieuwe wet bevat voor alle werkgevers bij wie ten minste 50 personen werkzaam zijn een wettelijke plicht een (aangepaste) interne meldregeling te hebben. Daarbij worden als “werknemer” aangemerkt zowel werknemers met een arbeidsovereenkomst als bijvoorbeeld opdrachtnemers/zzp-ers. Dat wil zeggen dat deze werkgevers een procedure zullen moeten vaststellen voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand. De ervaring leert dat een interne meldregeling drempelverlagend werkt en kan voorkomen dat zaken publiekelijk escaleren.

 

Bescherming klokkenluiders

Vanaf het moment van de melding – intern of extern – geniet een werknemer zekere bescherming. De werkgever mag de klokkenluider namelijk niet benadelen als gevolg van de melding. De hier bedoelde “benadeling” kan bijvoorbeeld zijn gelegen in het nemen van een disciplinaire maatregel, het onthouden van salarisverhoging of promotiekansen en/of het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Werknemers genieten deze bescherming alleen als zij een vermoeden van een misstand te goeder trouw en naar behoren hebben gemeld. Dit betekent onder meer dat zij in beginsel eerst de interne meldingsprocedure correct moeten hebben gevolgd. Invulling van een interne procedure is aldus mede bepalend voor wanneer medewerkers een vermoeden succesvol extern kunnen melden bij het Huis voor Klokkenluiders dat per 1 juli 2016 ingesteld wordt (dan wel een relevante toezichthouder).

Het Huis voor Klokkenluiders zal werknemers met een vermoeden van een misstand met een maatschappelijk belang kunnen adviseren. Ook zal het Huis onderzoek kunnen doen naar de vermoede misstand én naar de wijze waarop de werkgever zich tegenover de melder heeft gedragen.

 

Inhoud klokkenluidersregeling

In de regeling moet een procedure zijn opgenomen voor de wijze waarop binnen de organisatie wordt omgegaan met het melden van een vermoeden van een misstand.

  • De regeling dient de volgende onderwerpen te bevatten:
  • Informatie over wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand.
  • Procedureregels voor melding misstanden (wanneer, hoe en waar melden)
  • Beschrijving hoe met interne meldingen wordt omgegaan.
  • Vermelding van de aangewezen functionaris bij wie intern kan worden gemeld.
  • De mogelijkheid voor de werknemer om een adviseur in vertrouwen te raadplegen.
  • De verplichting van de werkgever om de melding vertrouwelijk te behandelen als de werknemer daarom verzoekt, en tevens vertrouwelijke omgang met de identiteit van de melder zoveel mogelijk te waarborgen.
  • Vermelding hoe terugkoppeling aan de melder plaatsvindt.
  • Informatie over de rechtsbescherming die de werknemer geniet als deze een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Hiertoe zal een beschermingsbepaling moeten worden opgenomen die regelt dat de te goeder trouw en zorgvuldig handelende werknemer die een melding doet, niet vanwege zijn melding mag worden benadeeld in zijn rechtspositie.
  • Vermelding van de omstandigheden waaronder een vermoeden van een misstand extern kan worden gemeld, zoals bij het Huis voor Klokkenluiders.

De werkgever is verplicht een schriftelijk of elektronisch exemplaar van de procedure te verstrekken aan de bij hem werkzame personen.

 

Ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de interne meldregeling. Het is daarom verstandig om de ondernemingsraad hier in een vroeg stadium bij te betrekken.

 

Conclusie

Het is dus voor werkgevers heel belangrijk om een klokkenluidersregeling zorgvuldig in te kleden. Daarbij moet de werkgever ook rekening houden met het instemmingsrecht van de OR en de vereisten die vanuit het privacyrecht gelden.

Wij adviseren werkgevers met meer dan 50 werkzame personen om – als dat nog niet is gebeurd – zo spoedig mogelijk conform de wettelijke plicht een (aangepaste) interne meldregeling vast te stellen en te implementeren.

Het Adviespunt Klokkenluiders (per 1 juli a.s. onderdeel van het Huis voor Klokkenluiders) heeft voor werkgevers een modelregeling opgesteld. Wellicht kan dit een mooie basis zijn voor de regeling in uw eigen onderneming.

Als u verdere vragen heeft of een (aangepaste) regeling op maat wenst die past bij uw eigen organisatie, dan helpen wij daar uiteraard graag bij.

Gepubliceerd op 20 mei 2016 door Fiorens
Deel deze publicatie via
Terug naar het overzicht